Chcesz dowiedzieć się, jak przekuć nudny dokument w ciekawą dla rekrutera prezentację? - poznaj 10 żelaznych zasad, o których powinieneś pamiętać, tworząc swój list motywacyjny.

Przeglądając aplikacje dziesiątek czy nawet setek kandydatów rekruter musi wybrać tego, który w największym stopniu spełnia oczekiwania firmy. Aby tak się stało, rekruter musi mieć jak najpełniejszy obraz kandydata: jego kompetencji, doświadczeń zawodowych, zestawu cech osobowości, umiejętności i ich odpowiedniego wykorzystania w codziennej pracy czy nastawienia do powierzonych zadań. Niestety najczęściej otrzymują sztampowy dokument, który jest powieleniem CV ponieważ kandydaci pisząc list motywacyjny zastanawiają się jak przedstawić pewne fakty, by zostać dobrze zrozumianym. Lekceważąc wartość listu, kandydaci na własne życzenie odbierają sobie szansę na dodatkowy sposób przekonania rekrutera, że warto zaprosić ich na rozmowę i dać możliwość bezpośredniej prezentacji. Aby nasz list motywacyjny był skutecznym narzędziem w komunikacji z rekruterem musimy najpierw zastanowić się, co chcemy przekazać. Musimy więc zacząć od postawienia sobie kluczowych pytań dotyczących naszej kariery, celów, doświadczeń, umiejętności itp.

10 kroków do skutecznego listu motywacyjnego

1. Poznaj siebie
   • Jaka jest moja motywacja i posiadane kompetencje?
     Znalezienie ogłoszenia w gazecie nie jest wystarczającą motywacją, a przede wszystkim nie jest powodem do wysłania aplikacji.
2. Poznaj firmę
   • Jakie są jej wymagania, specyfika branży i samej organizacji.
     Nie ograniczaj się do przeczytania ogłoszenia. Wejdź na stronę internetową. Zapoznaj się z wizją i misją firmy oraz jej osiągnięciami.
   • Co powinieneś zrobić?
     Zastanów się, myśląc w kontekście pracy zawodowej, jakie są Twoje główne: wartości (np. uczciwość społeczna), cele (np. wysokie wynagrodzenie), aspiracje (np. awans pionowy) i oczekiwania (np. stałe godziny pracy). Zajrzyj do ogłoszenia i sprawdź, które z Twoich dążeń może zapewnić ta właśnie firma. Pokaż, że list skierowany jest właśnie do niej.
3. Dostosuj informacje
   • Znajdź korelację między swoimi możliwościami, celami a oczekiwaniami firmy.
     Najczęściej kandydaci piszą, że praca w danej firmie pomoże im osiągnąć cele (np. zdobycie wiedzy, poszerzenie zakresu umiejętności czy osiągnięcie stabilizacji zawodowej). Pokazują w ten sposób pracodawcy, że mają świadomość swojej drogi zawodowej i tego do czego chcą dążyć. Niestety, w wielu listach brakuje informacji o korzyściach, jakie płyną dla pracodawcy z zatrudnienia kandydata.
4. Używaj języka korzyści biznesowych.
   • Co powinieneś zrobić?
     Potraktuj swoją kandydaturę jak ofertę produktu dla firmy, którą chcesz pozyskać. Stwórz listę korzyści, którą Twój klient zyska, jeśli kupi produkt. To ćwiczenie pomoże Ci również budować swoją aplikację językiem korzyści biznesowych.
5. Wybierz kluczowe informacje
   • Wybierz to, co najważniejsze.
     Częstym błędem popełnianym przez kandydatów jest opisywanie szeregu swoich kompetencji, niezależnie od tego, czy są to umiejętności istotne, czy mało ważne dla danego stanowiska. W pisaniu listów panuje w tej kwestii powszechna zasada „im więcej, tym lepiej" - nic bardziej mylnego.
   • Co powinieneś zrobić?
     Stwórz listę swoich kompetencji: wiedzy, umiejętności (zdobytych w pracy i poza nią), doświadczenia (zawodowego, ale również obejmującego działalność studencką), cech osobowości. Pisząc list, dobieraj tylko te kompetencje, które korespondują z wymaganiami ogłoszenia i specyfiką firmy.
6. Nadaj kontekst argumentacji
   • Nie podawaj suchych danych, pisz o konkretnych działaniach.
     Większość osób przygotowując list motywacyjny wymienia wiele swoich kompetencji miękkich, jednak najczęściej wypisują wszystkie te cechy, które uważają za pozytywne bez dostosowania swojej aplikacji do wymagań stanowiska.
   • Co powinieneś zrobić?
     Rekruter może poświęcić Twojej aplikacji niewiele czasu, dlatego nie zalewaj go potokiem informacji, które nie są istotne lub mogą świadczyć na Twoją niekorzyść. Wybierz tylko to, co ważne! Zamiast wypisywać listę cech: „jestem osobą dynamiczną, dobrze zorganizowaną, sumienną, elastyczną w działaniu, potrafię sprawnie analizować informacje, etc.", wybierz te najważniejsze i nadaj im kontekst: „lubię dynamiczną pracę, w której stale trzeba reagować na potrzeby klienta (rynku). Umiejętność analizowania pozwala mi na bieżąco dostosowywać działania do tych zmian".
7. Pisz o sobie
   • Unikaj ogólników, nawiązuj do Twoich konkretnych doświadczeń.
     W większości listów motywacyjnych odnajdujemy opisy umiejętności niepopartych żadnymi przykładami z przebiegu kariery czy działalności pozazawodowej, które potwierdzałyby, że kandydat faktycznie posiada te cechy, o których pisze. To jest również jedna z przyczyn, dla których tak wiele listów motywacyjnych jest do siebie podobnych. Zdanie: „umiejętność dobrej organizacji pracy własnej" jest bardzo ogólne, natomiast „umiejętnie organizuję czas pracy, co wielokrotnie sprawdziło się podczas nagłych zleceń, gdzie w krótkim czasie musiałem przygotować podwójną liczbę umów jednocześnie, realizując bieżące zlecenia" pokazuje nam w jasny sposób dowód na to, że kandydat potrafi posiadane umiejętności wykorzystać w praktyce.
   • Co powinieneś zrobić?
     Prześledź swoje dotychczasowe doświadczenia, także te pozazawodowe (np. z działalności w organizacjach studenckich) i zastanów się, jakimi przykładami możesz poprzeć swój list motywacyjny.
8. Wyróżnij się
   • Zaoferuj kompetencje, które są unikalne.
   • Co powinieneś zrobić?
     Odpowiedz sobie na pytanie: czym wyróżniasz się spośród innych kandydatów? Np. unikalnym na polskim rynku doświadczeniem lub wiedzą.
9. Nie zapominaj o sukcesach
   Charakterystyczną cechą Polaków jest to, że nie potrafią mówić o swoich sukcesach. Czasami wręcz nie dostrzegają, że to, co osiągnęli, można właśnie zaliczyć do sukcesów. Jeśli chcesz zaistnieć na rynku pracy, musisz wyzbyć się „fałszywej" skromności, oczywiście bez popadania w samozachwyt.
   • Co powinieneś zrobić?
     Sukcesy mają większą siłę niż codzienne działania w poparciu opisywanych przez nas w liście motywacyjnym kompetencji. Dlatego warto przyjrzeć się przeszłości i odnaleźć te sukcesy, o których do tej pory nie myśleliśmy jak o czymś szczególnym. Pamiętaj jednak o tym, żeby wystrzegać się opisywania działań trywialnych jako wielkich dokonań.
10. Pamiętaj o grafice
    • Nadaj listowi motywacyjnemu schludny i przystępny szablon graficzny.
      Nawet najlepiej napisana aplikacja nie zachęca do czytania gdy tekst jest napisany zbyt małą czcionką, zawiera błędy ortograficzne, interpunkcyjne lub po prostu sprawia wrażenie niechlujnego przez liczne błędy w formatowaniu.
    • Co powinieneś zrobić?
      Dostosuj szatę graficzną do tej, w której umieściłeś CV, nadaj dokumentowi przejrzysty układ przez zaznaczenie akapitów. Możesz też wyróżnić najważniejsze informacje z tekstu (np. przez pogrubienie, pochylenie lub podkreślenie). Pamiętaj o ortografii, interpunkcji i poprawnym stylu wypowiedzi.
      ​​​​​​​Daj list do przeczytania kilku osobom.

Opracowanie własne na podstawie:
Przewodnik „Pracodawcy 2011/2012"